Tuesday, June 17, 2014

Developmental or Detrimental Assignments?

Management 101: Developmental or Detrimental Assignments?
Subject: AO # 4 ng DSWD NCR.
Warning: "Ito ay hindi tsismis, napag-uusapan lang!"
Check Point: Sa punto de vista ng mga nangangasiwa at mga kawani.
In the point of view of Management and the Rank and File Employees

On the Rationale…

Movement of staff is one of the HR development techniques which often receive resistance and complaints from employees, most especially if they were not prepared /informed and not agreeable with the said movement. Much more due to pre-conceived notion about transfer as “only” a form of punishment or disciplinary measure to non-performing assets or to get rid of undesirable employees, leaving behind the more significant purpose which is developmental in nature. Hence, a clear guidelines in terms of movement of staff is required. 

Subalit ang malinaw na “guidelines in terms of movement of staff” ay hindi kailanman magiging sapat. Yes, the guidelines will never be enough. To make the implementation developmental and not detrimental to the organization and to its workers, implementation must at least have the following:

Analysis of what the organization needs, the capacities and competencies we currently have, the competencies we need to acquire or enhance, the strategic plan for the implementation of the process, the documentation, the advocacy and the grievance redress mechanism. Tignan nga natin kung meron tayo nito. Walang masama kung bisitahin natin ito ngayon kahit matagal na ang guidelines na ito, di ba? Ang masama ay kung palampasin natin ang pagkakataon na ayusin ang bagay na alam nating maaaring may kakulangan o higit pa? Sige, pasadahan nga natin ang mga mahalagang aspeto ng guidelines na to.

On the Objectives…

The guidelines intends to serve as “concrete basis and parameter of the management and employees” in the “smooth implementation” of developmental assignments of staff. 

Malinaw, na nais ng mga nangangasiwa na magkaroon ng isang konkretong basehan para sa maayos na implementasyon ng mapag-paunlad na pag tatalaga ng mga kawani subalit, mukhang marupok yata ang "konkretong basehan" at mukhang "magaspang" ang implementasyon sa paningin at pakiramdam ng mga tumutuligsa dito. May basehan kaya ang mga komentong ito? Tingnan nga natin…

“Specifically, it aims to ensure that the right people are in the right place in the organization.” 
Maaari nating matanong ang mga nangangasiwa kung ano ang “konkretong basehan” upang masiguro natin na ang tamang tao ay nasa tamang lugar sa organisasyon. Sa ingles, it is necessary for the management and the employees to understand and agree on the parameters or criteria in identifying the “right people” and putting him or her in the “right place” in the organization. Meron kaya tayo nito? At kung meron man, parehas kayang alam ito ng mga nangangasiwa at ng mga kawani? At ito ba talaga ang ginagamit na konkretong basehan? Mga nangangasiwa pag-isipan… mga kawani pag-aralan.

On the General Policies…

“Movement of staff shall be considered for the following purposes:”

a. “Need for specific expertise/experience and training of particular staff in the center/unit/project.”
b. “Need for manpower augmentation in other center/division/unit.”
c. “The need for the staff to acquire and develop new skills and competencies from other working environment.”
d. “Disciplinary and preventive measures.”

Malinaw na nais ng mga nangangasiwa na mag karoon ng konkretong basehan ang proseso ng mapag-paunlad na pag-tatalaga ng mga kawani. Tama, kailangan munang alamin kung ano-ano ang mga pangangailangan sa ibat-ibang opisina ng organisasyon. Subalit may kulang dito. Kailangan ding alamin kung ano ang kasalukuyang kakayahan ng mga kawani, kung sa anong uri ng trabaho siya maaaring maging angkop at kung ano ang iba pa at dagdag na kaalaman at galing na kailangan niyang matutunan. Meron kayang ginawang pag-aaral na naka dokumento tungkol dito? Kung meron, nasaan kaya ang dokumentong ito? Mas makahulugan kung ang dokumentadong pag-aaral na ito ay mababasa at maiintindihan ng mga kawani. Di ba? Mga nangangasiwa, pag-isipan. Mga kawani masusing pag-aralan.

The implementation should be scientific. Yes, the needs and capacities analysis is critical to this process. We have to understand what we need, what we currently have, and what we have to acquire or enhance to prepare the organization and its officials and employees. The needs and capacities analysis must be documented. It would be more meaningful if this analysis is read and understood by the employees. Do we have it? If yes, where is it? 

Hindi ko lang maintindihan kung bakit isinama ang “Disciplinary and preventive measures” dito sa “developmental assignment” bilang isa sa mga nais niyang tugunan. Sa ganang akin, hindi maayos na ang isang “developmental” ay hahaluan ng “disciplinary” dahil magiging detrimental ito. Kahit na anong sabihin, hinding-hindi mag tutugma ang dalawang ito. Ang “developmental” ay isang proseso na dapat iwas sa duda na hindi pagpapaunlad ang kanyang patutunguhan kundi pag-didisiplina. Malinaw naman na nabangit ito sa Rationale ng guidelines, at ito'y isa sa interpretasyon na sadyang iniiwasan ng mga nangangasiwa, subalit hindi ko maintindihan kung bakit ito ay naging bahagi pa rin ng General Policies. Bakit kaya? Sadya ba itong isinama o nagkamali lang ang mga gumawa ng guidelines? Hindi rin kaya ito nakita ng mga kawani?

“Movement of staff in any means shall be made with transparency and objectivity.” 
Yes, transparency is the best policy and if you are objective, you will not worry about being transparent. Maganda ang patakarang ito. Ninais ng mga nangangasiwa na maging malinis at malinaw ang proseso. Ito ay maaaring suportado ng mga ulat tungkol sa proseso na dapat ibinabahagi sa lahat. Meron kaya tayo nito? May naka paskil ba sa bulletin board? Malaya ba itong pinag-uusapan sa mga pag pupulong o sa mga ordinaryong pag titipon ng mga kawani? 

“Shall not involve a reduction in rank, status or salary.”
Tama ang mga nangangasiwa. Isa itong pag-sisiguro na hindi sasadsad ang rango, kalagayan at sahod ng kawani. Pero maaaring hindi nga bumaba ang rango subalit bumaba naman ang uri nang mga gawaing binigay sa kanya. Maaaring hindi rin nabago ang kalagayan ng kanyang posisyon sa papel, subalit baka naiba ito dahil sa kanyang bagong trabaho. Maaaring hindi rin nabago ang kanyang sahod subalit maaaring ang halaga nito o ang kakayahan ng kanyang suweldo na suportahan ang kanyang mga pangangailangan ay bumagsak dahil sa layo ng kanyang bagong trabaho. Meron bang ganito ang mga sitwasyon? Kung meron, maaari bang pag-aralan0 nating muli? Walang masama kung babalikan natin ito. Ang masama ay yung hindi tayo mag bigay ng pagkakataong ayusin ang sitwasyon gayong alam natin na maaaring may mali doon.

“Preference and proximity of residence of staff may be considered.” 
Maaari lang siyang i-konsider. Hindi talaga siya konsider. Sensitibo ang isyung ito dahil may epekto ito sa kita at gastos ng kawani. Hindi malayong maging emosyonal ang mga kawani kung sila ay ilagay sa malayong lugar dahil magiging ka kumpentesiya ng kanilang gastusin sa pamasahe ang gastusin nila sa pagkain, pag-aaral at kalusugan ng pamilya. Sa kalagayan ng tranportasyon sa bansa lalo na sa NCR, hindi lang pera ang problema mo rito kundi ang oras, ang kaligtasan mo at ang kalagayan ng panahon sa oras na ikaw ay nag lalakbay patungo sa iyong trabaho at pauwi sa iyong pamilya. Masigasig tayo sa pag nanais na tulungan ang mga mahihirap na pamilya. Mas maganda yata kung ito ay makikita rin natin sa mga pamilya ng mga kawani, di ba? 

On the Change Management Team…

Ang Change Management Team o CMT ang may pinaka-mahalagang responsibilidad sa prosesong ito. Maganda ang layunin ng mga nangangasiwa sa pagkakaroon ng change management team. Pero mahalagang pag aralan muli ito ng mga nangangasiwa. Unang-una ang change management team ba ay nakapag sagawa ng pag aaral tungkol sa mga pangangailangan ng ibat-ibang center/opisina/ unit ng organisasyon? Napag aralan ba nila ang kasalukuyang kalagayan, kakayahan at mga pangangailangan ng mga kawani upang mapa-unlad ang kanilang mga kaalaman at kakayahan? Meron bang matinong plano para sa implementasyon ng mapag-paunlad na pag tatalaga ng mga kawani? Dokumentado ba ang mga mga proseso at naihahayag, naibabahagi o naipapaliwanag ba ito sa mga kawani? Naka paskil ba ang mga kaganapang ito sa mga bulletin board para sa kaalaman ng lahat? Yes or no lang ang inaasahang sagot sa mga katanungang ito. Aba, siyempre kailangan ang ebidensiya kapag nag yes, di ba? At kapag nag no, kahit walang ebidensiya puede na, di ba?

Teka, maliban sa Direktor at Secretariat, wala namang pinagka-iba ang Change Management Team sa ManCom. Wala namang itinalagang namumuno o team leader sa CMT. Maaari namang mag sama ang HRM at Planning bilang secretariat. O di kaya ang Planning lang. Nabangit ko lang ito dahil sa proseso na “thereafter the team shall submit the said recommendation to the ManCom for further review and thereafter to the Regional Director for approval.” Maliban sa Direktor, sila-sila pa rin ang mag re-review. Di kaya sayang lang ng oras natin sa ganitong proseso? Walang masama kung pag aralang muli, di ba?

Isa pang teka. Malaki ang kinalaman ng prosesong ito sa kalagayan ng mga kawani. Hindi ba natin naisip na kailangan magkaroon ng representante ang mga kawani sa Change Management Team? Mukhang nakalimutan natin? Walang masama kung balikan natin to, di ba? Mahirap ang walang “check” dahil sigurado mawawalan ka ng “balance.” Kaya nga nandiyan ang “Check and Balance.” 

Masarap pag-usapan ang mga bagay na nakapag papagaan sa ating mga kalooban. Sana kahit papaano makatulong ang piyesang ito sa mas maayos na biyahe ng developmental assignments at mabura na ang mga detrimental assignments. Mas maganda kung nag tutulungan tayo, di ba? [Sagot: Aba, siempre!]